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2012-08-15

【PC】Dropbox-與你的行動裝置結合…同步手機照片~ ( Lesson 5/5 )

多嘴的章老師…忍不住又加開一堂Dropbox的課 ( 耶~不是昨天就結束了嗎 )

主要是忘了告訴大家為什麼章老師強力推薦Dropbox…
原因除了前幾堂課說的
1. 達到無痕同步(少了上傳下載的麻煩)
2. 達到多重備份功能(同步了幾台就有幾台的備份…哪台掛掉了,放心,還有其它台的檔案)
3. 可以提供下載連結分享檔案(就算傳很大的檔案也行,只是下載速度慢而已)
4. 提供共享資料夾,以利檔案共用(真正的大檔放這最好~因為無痕同步,所以共享資料也無需你煩心動手同步)

另外Dropbox是一個跨平台軟體
電腦可安裝(微軟、蘋果皆可)…
行動可安裝(android、ios皆可)…

這樣是不是分享更容易了!!

以下是章老師在手機上的應用(Android)…到play商店去下載免費的Dropbox

看看…資料夾是不是跟章老師前面幾堂課分享的一致~~
這代表…我在電腦上的資料…是隨時帶著。即使我外出、出差或在任何地點…我擁有電腦或行動裝置(智慧型手機)…隨時隨地都可取用Dropbox裡的資料

因為手機的容量不大。因此檔案並不會同步到手機裡…只有檔案結構…
在你需要取用檔案時,才進行下載(這是與電腦無痕同步最大的不同,但至少省手機空間)
因此…手機必需要在連線的情形下才可使用喔!

另外再介紹一個功能…
章老師都會將手機拍的照片,利用Dropbox「Camera Uploads」的功能,在拍照的同時,"同步"上傳到Dropbox裡…←這是否又達到了手機拍照的無痕同步了呢??

因此手機拍的照片同步到Dropbox中…Dropbox又同步到我PC及NB裡~
我無需再將檔案備份,甚至隨時可刪除手機裡的照片…也不用擔心沒有備份喔!!

在Dropbox推出這個功能前,我本來是利用Google+的同步功能將照片自動同步到Picasa相簿中…但麻煩的是那些照片還是存在網路。若電腦裡需要備份及使用,還是必需從手機或相簿下載…多了這麼一道工~

有使用的人…可以試試這個功能喔!!好用加倍~~

2012-08-14

【PC】Dropbox-與您的Dropbox朋友共用檔案,一個空間多人使用 ( Lesson 4/5 )

話說經過前面3堂課…是否有感受到Dropbox的好處呢~

如果你和你的朋友都因此申請了Dropbox帳號並開始使用這雲端硬碟空間時…
或許也可以開始進一步的"共用檔案"囉~

所謂共同檔案,就是開一個資料夾,將這個資料夾共享給特定的人。只要放在這資料夾的檔案,都會同步到共享人的Dropbox資料夾喔~

當然,這個就限於都有Dropbox帳號的人才能使用本功能喔!

《1》在Dropbox裡建立一個資料夾『章老師的共享空間』

《2》在資料夾上按右鍵→選擇Dropbox→選擇Share this folder...
 

《3》會自動連結到Dropbox Web上,讓您輸入要分享的對象(請輸入Email),再按藍色按鈕Share folder
 


  《4》完成共享資料夾,對方會收到Email確認信,將會於他的Dropbox空間中出現這個資料夾喔~而你的共享資料夾圖示上也會出現2個小人的符號喔!


這個功能對於協同處理文件很有幫助。或者經常需相互傳遞檔案的朋友,也可直接開空間~
如此資料同步無需你動手,只要開啟電腦一切都在背景自動完成檔案下載…非常方便喔!

2012-08-13

【PC】Dropbox-分享才是王道,如何與好朋友分享檔案? ( Lesson 3/5 )

在這網路資訊流程的時代,尤其走入人手一機的行動裝置時代…
隨時隨地方享…已經是生活的一部份了~

我們常藉由社交網站、部落格來分享照片,心情等等…
如果有檔案需要分享時,怎麼做處理?

過去一般的作法是利用Email來寄發…
但很多Mail Server有寄發檔案大小的限制…
太大的檔案就必需利用FTP的方式供朋友下載…但又不是每個人都擁有FTP站台可把檔案放上去~~

這個時候…登。登。登。登。~~好戲上場…主角出現了~Dropbox

我們可以有兩個方式來分享檔案,讓你的朋友藉由連結直接下載或瀏覽檔案~~對方不一定需具有Dropbox的帳號喔~

《1》將檔案copy至Dropbox [Public]資料夾…將下載連結傳給朋友~點選連結即可下載

● 丟至Public裡的檔案都可直接讓人經由連結下載喔!

在你要分享的檔案上[管理架構.doc],按滑鼠右鍵→選擇Dropbox→選擇Copy public link
這時,連結會自動複製到系統剪貼簿上…
您只要到通訊軟體或Email或任何可貼上的地方,將連結貼上傳給朋友即可

https://dl.dropbox.com/u/23355843/%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%9E%B6%E6%A7%8B.doc
↑此為貼上的結果,大家可以試點看看喔~

《2》Dropbox增加了線上預覽並下載的功能…您可以藉由Dropbox Web上,copy連結給朋友…即可預覽或下載喔!
在你要分享的檔案上[管理架構.doc],此時檔案不一定要放在Public資料夾中,按滑鼠右鍵→選擇Dropbox→選擇Get link
這時,連結會在瀏覽器中打開您的Dropbox頁面,並開啟瀏覽檔案功能



直接按下Copy link to this page
到通訊軟體或Email或任何可貼上的地方,將連結貼上傳給朋友即可

https://www.dropbox.com/s/vggpdy5rzw285dx/%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%9E%B6%E6%A7%8B.doc
↑此為貼上的結果,大家可以試點看看喔~

這樣是不是讓您檔案的分享更加容易呢…就像每個人都擁有自己的ftp站台…經由點選連結就能下載檔案喔!~

2012-08-09

【PC】Dropbox-真正的無痕同步;安裝桌面同步軟體 ( Lesson 2/5)

上了昨日的課程,你是否已經取得Dropbox帳號了呢?
【PC】Dropbox-利用Dropbox雲端硬碟做檔案管理、同步及分享 ( Lesson 1/? )

在取得帳號的同時,Dropbox會自動為您下載桌面軟體程式,如果你當時沒有下載的話,你可以在Dropbox官網首頁( www.dropbox.com )再下載~ Download Dropbox


下載完畢後,只要注意它會在您的硬碟中為您建立Dropbox的資料夾
只要您丟在此資料夾內的檔案…Dropbox就會自動同步幫您更新雲端硬碟上的資料
↑這個就是Dropbox的精華所在~~自動同步


過去我們在使用網路資源時,甚至也可以擁有網路儲存檔案的空間。但多數必需經過"手動上傳"這個步驟…當您在個人電修改檔案時…若忘了再上傳更新…就會造成兩邊資料不一致的狀況!

檔案的同步更新,無論你是"更新電腦中Dropbox檔案"…或是利用官網頁面"上傳檔案"…Dropbox都會以最新版的檔案同步所有該帳號連結的資料檔~

換句話說…以章老師所擁有的電腦設備:
(1). 家中桌機(PC)
(2). 公司桌機(PC)
(3). 個人筆記本(Notebook)
(4). 智慧型手機(Mobil Phone)
(x). 雲端硬碟(Dropbox)
全安裝了Dropbox並設定相同帳號的同步設定…

在(3)Notebook中,我開啟了Dropbox資料夾中的檔案,做了修改並存檔(這時是單機作業)…在連網的情況下…電腦馬上背景作業更新(x)雲端硬碟的資料,無需我們做任何的動作上傳或更新動作…
當我回到家…開啟了(1)家中桌機…一啟動電腦即比對Dropbox資料,發現有檔案更新過…就立即將(x)的資料更新到(1)

所以…我使用(3)新增、修改、刪除檔案…Dropbox會自動更新了(1)、(2)、(4)、(5)…達到無痕同步~

所以…若使用Dropbox卻沒有安裝桌面軟體…等於是跛腳的Dropbox,其實是相當可惜的,發揮不到它最方便的功能~~

而且另外…您的資料同步備份了(1)、(2)、(3)、(x)四個地方…(手機因為容量關係,Dropbox只取得檔案名稱路徑,並沒有真正把檔案同步下載到手機中)
是否就等於備份在4個地方…

狀況1:假如哪天…不小心…經由(1)將資料刪掉…想救回…(x)還有救回歷史資料的機制喔~
狀況2:哪天錢多又買了一台設備,只要安裝Dropbox桌面軟體…以原帳號登入…立即~Dropbox就會為您將資料備到新設備中喔!!

到此,有沒有發現Dropbox的好處啊~~~
明天我們再繼續…分享它的其它功能喔!

2012-08-08

【PC】Dropbox-利用Dropbox雲端硬碟做檔案管理、同步及分享 ( Lesson 1/5 )

Dropbox-雲端硬碟的應用越來越普及,每個人都有很好的理由去使用它。

雲端硬碟簡單來說,就是提供一個資料儲存的空間,只是這個空間座落在網路上某個伺服器裡(雲裡)…其它我就不多做介紹,看得會很累…使用過程中自然會瞭解~

唯一跟大家分享的是…我用過一些不同的雲硬空間…最後覺得整合功能效果最好最方便的,就是Dropbox,雖然他的介面是英文版,但跟英文不認識的學員也不用太擔心,因為你很少有機會去看他的英文功能~~(因此,放心放心放心)

好!說而言不如起而行~~先來介紹如何申請Dropbox帳號,再一連串的介紹基本功能。

●各位可以透過章老師的Dropbox連結來申請帳號 http://db.tt/N9zvrWd ,如此我會有機會額外獲得500MB的免費空間。←強烈推薦…哈哈!但不強求…因為我目前空間蠻大的~
or
●直接連上Dropbox官網去申請 http://www.dropbox.com ,只是這個500MB的贈送空間就幫 Dropbox省下了~



看…很簡單兩個步驟,你就擁有Dropbox的帳號~~

申請也只要填寫名字(First name / Last name)、有效電子郵件(Email)、密碼(Password),並勾選同意Dropbox條款,即可完成~取得2GB空間(系統同時會讓你下載桌面軟體,先下載下來備用)

注意:Email即成為你日後Dropbox的帳號,系統會寄驗証連結的信至Email中,收到後只要點選連結,帳號就會開啟~~~

目前申請 Dropbox帳號,完全免費。帳號開啟成功,即可擁有4GB的免費空間,此外每介紹一個朋友透過你的連結申請並安裝桌面軟體成功後,可額外獲得500MB的空間喔~最屬免費空間可累積至16GB

請不要小看這一些些空間,可以帶給你資料同步處的莫大好處喔~(後續慢慢來介紹)

2012-08-03

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-番外篇-如何自動取得Sheet名稱 ( Lesson 7/7 )

前面長長的上了6堂課…將對帳單做了改頭換面的工程後,各位不知有沒有啥心得~

章老師奉行『適度的懶惰是進步的原動力』…因此必需將這精神發揮到極緻~
今天的番外篇,就是要告訴各位,如何取得工作表的名稱…
要做何用途呢…

其實就是要連對帳的月份,都自動由工作表名中去取得!!



看到上圖的「101-6」與工作表的名稱是相同的吧!因為對帳請款單通常是By月份在製作的…因此每月會有一張~所以我們可以用這偷懶的方式,還能避免月份忘記改的疏忽,真是一舉兩得~

取得Sheet Name的函式:
=MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,LEN(CELL("filename",A1))-FIND("]",CELL("filename",A1)))

番外篇老師就不多做說明了!!複製貼進去…你就知道效果了!!
我們再把前後的文字都串起來…第一列就會變成
="XXXX "& MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,LEN(CELL("filename",A1))-FIND("]",CELL("filename",A1))) &"月份  對 帳 請 款 單"

大家試試把工作表名改為「101-7」,是不是標題會變成 「XXXX 101-7月份 對 帳 請 款 單」


颱風剛過,老師還是提醒大家…注意可能的雨水喔~~大家平安喔!

2012-08-01

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『取得單價計算總價(2/2)』( Lesson 6/7 )


【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『拉皮工程』(Lesson 2/7)
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『儲存格格式自定』( Lesson 3/7 )
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『才數計算公式』( Lesson 4/7)
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『取得單價計算總價(1/2)』( Lesson 5/7 )

本系列堂內最後一堂課~~撐著點各位~



分析:總價的計算方式為 (才數×數量×單價),若單價<150則以150計算
經過昨日的課程,我們已取得單價的計算方式
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))

《1》判斷有「才數」的總價計算為 (才數×數量×單價),若沒「才數」則為(數量×單價)

同樣要使用的是IF函數來判斷,至此有沒有發現…『假如』真的很重要。
【Excel】IF,假如你不會用…小心落伍囉~( Lesson 1/1)

但在寫函數之前,先想一下,若沒有單價還需計算嗎?所以我們要從單價函數中最後一段動手腳喔!
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))
假如該品名找不到單價,則顯示"未設單價",否則----假如有才數,則計算 (才數×數量×單價),否則計算(數量×單價)
↑看到了嗎?有兩個假如喔~~
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E5<>"",E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE),F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)))
昏頭了嗎?把單價(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))那串用「@單價」來替代
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E5<>"",E5*F5*@單價,F5*@單價))
這樣看得出來嗎??



《2》注意一下,有才數的總價計算,因為若<150,則必需以150做為總價。
所以…各位同學,我們該用什麼函數來判斷呢?
是的…又是IF了~~
我們在 (才數×數量×單價)的這一段裡…再加入IF判斷式~
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E5<>"",E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE),F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)))
E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)   →  IF(E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)<150,150,E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))

如果看不懂…再另外問老師我吧!
把那一段判斷式,放回原來那一長串函式裡~
=IF(ISNA(VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E6<>"",IF(E6*F6*VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)<150,150,E6*F6*VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)),F6*VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)))

這就是最終的答案喔!



對於這段落落長的函數…各位有啥感受!
其實這麼長的函數…不過也就是用了那3個IFISNAVLOOKUP罷了…其中IF相對重要。會拉這麼長也是因為不斷的判斷、判斷、判斷。
用常理的思考角度去把函式寫出來…無需賣弄計巧或找特別的函數…

最好的程式,就是最簡單易懂的程式~~最白話的文字~

這樣過了很久之後,再回頭改函數時…相信光用看的就會知道這段在做什麼判斷了!
加油喔!各位~~

至今最長的一門課…到這裡告一段落!!明日還有番外篇喔~請期待~