2012

2012-11-13

13.11.12

【Excel】INDIRECT-不可不知對欄位的"兇器"…更正…"利器"啦~( Lesson 1/1)

舊課程複習

今兒個某位學員在製作記帳總表…因為要把每月結餘金額連結帶到總表…
必需一個個寫入「='1月'!BN6」、「='2月'!BN6」…一路寫到12月…再改第二列

依他的總表，至少需對應400個以上的欄位…這的確是件辛苦的事情~

老師佛心來的~當然，交情不同咩~一句"傳來"~
只要利用INDIRECT這個函數…可以簡單的讓欄位名稱(例：'1月'!BN6)，成為一個字串帶入…
大家知道，"字串"這個東東，代表你可以隨心所欲的用規則產生…

所以你可以產生欄位位置的字串…再例用這個函數去取得該欄位的"值"

作法及原理：

INDIRECT(欄位位置字串 , (真)位置判為A1的格式 / (假)位置判為R1C1的格式)

A1的格式：就是我們常見欄位位置的表示方式，例如A1、B1
R1C1的格式：以「列數+欄數」為表示方式，例如R2C3代表第二列第3欄…就是指C2囉~

《1》總表 C2裡函數要對應的位置是「'1月'!BN6」…月份我們可以例用C1的值來產生…其它的部份就直接加上雙引號，讓它變成字串即可
="'"&C$1&"月'!BN6"

《2》將欄位位置產生字串的計算式帶入函數裡…就完成了「一月份當月總計[薪資]」的對應囉
=INDIRECT("'"&C$1&"月'!BN6",TRUE)

直接將一月份薪資總計的計算式(C2)…複製到其它月份(D2:N2)…就完成囉!
其它列的對應，比照此模式~

就可以有效的把400次，減為30次囉~~

2012-09-18

18.9.12

【Excel】利用滑鼠拖曳產生複製及累加的效果 ( Lesson 1/1 )

當電腦時代從Dos走向Windows後…最大的使用習慣改變就是『小老鼠』

我想我話題扯遠了~~~

但滑鼠的應用對於電腦的普及化，實在是有非常著越的貢獻

今天就來介紹非常簡單的拖曳效果吧!

在Excel裡，任何一個儲存格，只要將滑鼠移到選取儲存格的右下方，指標變成實心黑＋時

您就可以進行拖曳，非常簡單的將儲存格的文字複製下去～～〔請看A欄〕

倘若您儲存格裡的內容是數字呢…結果是一樣的～～〔請看B欄〕

但是若您在拖曳時，同時按著〔Ctrl鍵〕呢…神奇的是…變成累加囉～～〔請看C欄〕

今天的課簡單上…抱著簡單的心情上課~~

2012-09-05

5.9.12

【Excel】如何自動取得Sheet名稱 ( Lesson 1/1 )

各位學員久違了…我自從去洗櫻花到現在，因為太過忙碌，一直沒上課~對不住大家啊~
(PS：今天課程進入了VBA的世界了…老師還沒做基礎介紹，大家就先看看吧)

今早我在整理朋友的音樂檔~想說要把歌曲的詞彙整成一份歌單
所以就開了一份Excel，將網路上的歌詞給copy下來…

但因為歌曲還蠻多的…所以我打算弄一份總表，抄錄歌名，並把內部連結放上去
這樣就可以很方便的從總表上，點選快速的開啟歌詞檔~

此刻我就要重復講那句名言了…
『懶惰是進步的原動力』…

我打算在總表上放個按鈕，按一下讓Excel自動幫我將各Sheet名全抄過來，並放上連結

然後在〔重新整理歌單〕的按鈕上，加入Click事件的程式語法

=========================

Private Sub cmdRefresh_Click()
For i = 2 To Sheets.Count
ActiveSheet.Hyperlinks.Add ActiveSheet.Cells(i + 1, 2), "", "'" & Sheets(i).Name & "'!A1", , Sheets(i).Name
Next
End Sub

=========================

說明：

ActiveSheet.Hyperlinks.Add：增加連結

Sheets(i).Name：取得工作表名稱

如此，按一個鈕，Excel就會自動把所有的工作表名稱(歌曲名稱)列在總表，並且放上連結喔!

在這裡因為多數學員沒有程式基礎…因此本課主要目的只是讓大家知道Excel其實可以更活用，不只是在工作上；在生活上也可以簡單快速的幫助資料整理～

所以今天課程沒有做太深入的介紹，如果有學員想瞭解怎麼做，日後老師再開課喔～

讓你的Excel…動起來吧～

2012-08-15

15.8.12

【PC】Dropbox-與你的行動裝置結合…同步手機照片~ ( Lesson 5/5 )

多嘴的章老師…忍不住又加開一堂Dropbox的課 ( 耶~不是昨天就結束了嗎 )

主要是忘了告訴大家為什麼章老師強力推薦Dropbox…
原因除了前幾堂課說的
1. 達到無痕同步(少了上傳下載的麻煩)
2. 達到多重備份功能(同步了幾台就有幾台的備份…哪台掛掉了，放心，還有其它台的檔案)
3. 可以提供下載連結分享檔案(就算傳很大的檔案也行，只是下載速度慢而已)
4. 提供共享資料夾，以利檔案共用(真正的大檔放這最好~因為無痕同步，所以共享資料也無需你煩心動手同步)

另外Dropbox是一個跨平台軟體…
電腦可安裝(微軟、蘋果皆可)…
行動可安裝(android、ios皆可)…

這樣是不是分享更容易了!!

以下是章老師在手機上的應用(Android)…到play商店去下載免費的Dropbox

看看…資料夾是不是跟章老師前面幾堂課分享的一致~~

這代表…我在電腦上的資料…是隨時帶著。即使我外出、出差或在任何地點…我擁有電腦或行動裝置(智慧型手機)…隨時隨地都可取用Dropbox裡的資料

因為手機的容量不大。因此檔案並不會同步到手機裡…只有檔案結構…

在你需要取用檔案時，才進行下載(這是與電腦無痕同步最大的不同，但至少省手機空間)

因此…手機必需要在連線的情形下才可使用喔!

另外再介紹一個功能…

章老師都會將手機拍的照片，利用Dropbox「Camera Uploads」的功能，在拍照的同時，"同步"上傳到Dropbox裡…←這是否又達到了手機拍照的無痕同步了呢??

因此手機拍的照片同步到Dropbox中…Dropbox又同步到我PC及NB裡~

我無需再將檔案備份，甚至隨時可刪除手機裡的照片…也不用擔心沒有備份喔!!

在Dropbox推出這個功能前，我本來是利用Google+的同步功能將照片自動同步到Picasa相簿中…但麻煩的是那些照片還是存在網路。若電腦裡需要備份及使用，還是必需從手機或相簿下載…多了這麼一道工~

有使用的人…可以試試這個功能喔!!好用加倍~~

2012-08-14

14.8.12

【PC】Dropbox-與您的Dropbox朋友共用檔案，一個空間多人使用 ( Lesson 4/5 )

話說經過前面3堂課…是否有感受到Dropbox的好處呢~

如果你和你的朋友都因此申請了Dropbox帳號並開始使用這雲端硬碟空間時…
或許也可以開始進一步的"共用檔案"囉~

所謂共同檔案，就是開一個資料夾，將這個資料夾共享給特定的人。只要放在這資料夾的檔案，都會同步到共享人的Dropbox資料夾喔~

當然，這個就限於都有Dropbox帳號的人才能使用本功能喔!

《1》在Dropbox裡建立一個資料夾『章老師的共享空間』

《2》在資料夾上按右鍵→選擇Dropbox→選擇Share this folder...

《3》會自動連結到Dropbox Web上，讓您輸入要分享的對象(請輸入Email)，再按藍色按鈕Share folder

《4》完成共享資料夾，對方會收到Email確認信，將會於他的Dropbox空間中出現這個資料夾喔~而你的共享資料夾圖示上也會出現2個小人的符號喔!

這個功能對於協同處理文件很有幫助。或者經常需相互傳遞檔案的朋友，也可直接開空間~
如此資料同步無需你動手，只要開啟電腦一切都在背景自動完成檔案下載…非常方便喔!

2012-08-13

13.8.12

【PC】Dropbox-分享才是王道，如何與好朋友分享檔案? ( Lesson 3/5 )

在這網路資訊流程的時代，尤其走入人手一機的行動裝置時代…
隨時隨地方享…已經是生活的一部份了~

我們常藉由社交網站、部落格來分享照片，心情等等…
如果有檔案需要分享時，怎麼做處理?

過去一般的作法是利用Email來寄發…
但很多Mail Server有寄發檔案大小的限制…
太大的檔案就必需利用FTP的方式供朋友下載…但又不是每個人都擁有FTP站台可把檔案放上去~~

這個時候…登。登。登。登。~~好戲上場…主角出現了~Dropbox

我們可以有兩個方式來分享檔案，讓你的朋友藉由連結直接下載或瀏覽檔案~~對方不一定需具有Dropbox的帳號喔~

《1》將檔案copy至Dropbox [Public]資料夾…將下載連結傳給朋友~點選連結即可下載

● 丟至Public裡的檔案都可直接讓人經由連結下載喔!

在你要分享的檔案上[管理架構.doc]，按滑鼠右鍵→選擇Dropbox→選擇Copy public link
這時，連結會自動複製到系統剪貼簿上…
您只要到通訊軟體或Email或任何可貼上的地方，將連結貼上傳給朋友即可

https://dl.dropbox.com/u/23355843/%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%9E%B6%E6%A7%8B.doc
↑此為貼上的結果，大家可以試點看看喔~

《2》Dropbox增加了線上預覽並下載的功能…您可以藉由Dropbox Web上，copy連結給朋友…即可預覽或下載喔!

在你要分享的檔案上[管理架構.doc]，此時檔案不一定要放在Public資料夾中，按滑鼠右鍵→選擇Dropbox→選擇Get link
這時，連結會在瀏覽器中打開您的Dropbox頁面，並開啟瀏覽檔案功能

直接按下Copy link to this page
到通訊軟體或Email或任何可貼上的地方，將連結貼上傳給朋友即可

https://www.dropbox.com/s/vggpdy5rzw285dx/%E7%AE%A1%E7%90%86%E6%9E%B6%E6%A7%8B.doc
↑此為貼上的結果，大家可以試點看看喔~

這樣是不是讓您檔案的分享更加容易呢…就像每個人都擁有自己的ftp站台…經由點選連結就能下載檔案喔!~

2012-08-09

9.8.12

【PC】Dropbox-真正的無痕同步；安裝桌面同步軟體 ( Lesson 2/5)

上了昨日的課程，你是否已經取得Dropbox帳號了呢?
【PC】Dropbox-利用Dropbox雲端硬碟做檔案管理、同步及分享 ( Lesson 1/? )

在取得帳號的同時，Dropbox會自動為您下載桌面軟體程式，如果你當時沒有下載的話，你可以在Dropbox官網首頁( www.dropbox.com )再下載~ Download Dropbox

下載完畢後，只要注意它會在您的硬碟中為您建立Dropbox的資料夾

只要您丟在此資料夾內的檔案…Dropbox就會自動同步幫您更新雲端硬碟上的資料

↑這個就是Dropbox的精華所在~~自動同步

過去我們在使用網路資源時，甚至也可以擁有網路儲存檔案的空間。但多數必需經過"手動上傳"這個步驟…當您在個人電修改檔案時…若忘了再上傳更新…就會造成兩邊資料不一致的狀況!

檔案的同步更新，無論你是"更新電腦中Dropbox檔案"…或是利用官網頁面"上傳檔案"…Dropbox都會以最新版的檔案同步所有該帳號連結的資料檔~

換句話說…以章老師所擁有的電腦設備：

(1). 家中桌機(PC)

(2). 公司桌機(PC)

(3). 個人筆記本(Notebook)

(4). 智慧型手機(Mobil Phone)

(x). 雲端硬碟(Dropbox)

全安裝了Dropbox並設定相同帳號的同步設定…

在(3)Notebook中，我開啟了Dropbox資料夾中的檔案，做了修改並存檔(這時是單機作業)…在連網的情況下…電腦馬上背景作業更新(x)雲端硬碟的資料，無需我們做任何的動作上傳或更新動作…

當我回到家…開啟了(1)家中桌機…一啟動電腦即比對Dropbox資料，發現有檔案更新過…就立即將(x)的資料更新到(1)

所以…我使用(3)新增、修改、刪除檔案…Dropbox會自動更新了(1)、(2)、(4)、(5)…達到無痕同步~

所以…若使用Dropbox卻沒有安裝桌面軟體…等於是跛腳的Dropbox，其實是相當可惜的，發揮不到它最方便的功能~~

而且另外…您的資料同步備份了(1)、(2)、(3)、(x)四個地方…(手機因為容量關係，Dropbox只取得檔案名稱路徑，並沒有真正把檔案同步下載到手機中)

是否就等於備份在4個地方…

狀況1：假如哪天…不小心…經由(1)將資料刪掉…想救回…(x)還有救回歷史資料的機制喔~

狀況2：哪天錢多又買了一台設備，只要安裝Dropbox桌面軟體…以原帳號登入…立即~Dropbox就會為您將資料備到新設備中喔!!

到此，有沒有發現Dropbox的好處啊~~~

明天我們再繼續…分享它的其它功能喔!

2012-08-08

8.8.12

【PC】Dropbox-利用Dropbox雲端硬碟做檔案管理、同步及分享 ( Lesson 1/5 )

Dropbox-雲端硬碟的應用越來越普及，每個人都有很好的理由去使用它。

雲端硬碟簡單來說，就是提供一個資料儲存的空間，只是這個空間座落在網路上某個伺服器裡(雲裡)…其它我就不多做介紹，看得會很累…使用過程中自然會瞭解~

唯一跟大家分享的是…我用過一些不同的雲硬空間…最後覺得整合功能效果最好最方便的，就是Dropbox，雖然他的介面是英文版，但跟英文不認識的學員也不用太擔心，因為你很少有機會去看他的英文功能~~(因此，放心放心放心)

好!說而言不如起而行~~先來介紹如何申請Dropbox帳號，再一連串的介紹基本功能。

●各位可以透過章老師的Dropbox連結來申請帳號 http://db.tt/N9zvrWd ，如此我會有機會額外獲得500MB的免費空間。←強烈推薦…哈哈!但不強求…因為我目前空間蠻大的~
or
●直接連上Dropbox官網去申請 http://www.dropbox.com ，只是這個500MB的贈送空間就幫 Dropbox省下了~

看…很簡單兩個步驟，你就擁有Dropbox的帳號~~

申請也只要填寫名字(First name / Last name)、有效電子郵件(Email)、密碼(Password)，並勾選同意Dropbox條款，即可完成~取得2GB空間(系統同時會讓你下載桌面軟體，先下載下來備用)

注意：Email即成為你日後Dropbox的帳號，系統會寄驗証連結的信至Email中，收到後只要點選連結，帳號就會開啟~~~

目前申請 Dropbox帳號，完全免費。帳號開啟成功，即可擁有4GB的免費空間，此外每介紹一個朋友透過你的連結申請並安裝桌面軟體成功後，可額外獲得500MB的空間喔~最屬免費空間可累積至16GB。

請不要小看這一些些空間，可以帶給你資料同步處的莫大好處喔~(後續慢慢來介紹)

2012-08-03

3.8.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-番外篇-如何自動取得Sheet名稱 ( Lesson 7/7 )

前面長長的上了6堂課…將對帳單做了改頭換面的工程後，各位不知有沒有啥心得~

章老師奉行『適度的懶惰是進步的原動力』…因此必需將這精神發揮到極緻~
今天的番外篇，就是要告訴各位，如何取得工作表的名稱…
要做何用途呢…

其實就是要連對帳的月份，都自動由工作表名中去取得!!

看到上圖的「101-6」與工作表的名稱是相同的吧!因為對帳請款單通常是By月份在製作的…因此每月會有一張~所以我們可以用這偷懶的方式，還能避免月份忘記改的疏忽，真是一舉兩得~

取得Sheet Name的函式：
=MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,LEN(CELL("filename",A1))-FIND("]",CELL("filename",A1)))

番外篇老師就不多做說明了!!複製貼進去…你就知道效果了!!
我們再把前後的文字都串起來…第一列就會變成
="XXXX "& MID(CELL("filename",A1),FIND("]",CELL("filename",A1))+1,LEN(CELL("filename",A1))-FIND("]",CELL("filename",A1))) &"月份對帳請款單"

大家試試把工作表名改為「101-7」，是不是標題會變成「XXXX 101-7月份對帳請款單」

颱風剛過，老師還是提醒大家…注意可能的雨水喔~~大家平安喔!

2012-08-01

1.8.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『取得單價計算總價(2/2)』( Lesson 6/7 )

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『拉皮工程』(Lesson 2/7)
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『儲存格格式自定』( Lesson 3/7 )
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『才數計算公式』( Lesson 4/7)
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『取得單價計算總價(1/2)』( Lesson 5/7 )

本系列堂內最後一堂課~~撐著點各位~

分析：總價的計算方式為 (才數×數量×單價)，若單價<150則以150計算

經過昨日的課程，我們已取得單價的計算方式
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))

《1》判斷有「才數」的總價計算為 (才數×數量×單價)，若沒「才數」則為(數量×單價)

同樣要使用的是IF函數來判斷，至此有沒有發現…『假如』真的很重要。
【Excel】IF，假如你不會用…小心落伍囉~( Lesson 1/1)

但在寫函數之前，先想一下，若沒有單價還需計算嗎?所以我們要從單價函數中最後一段動手腳喔!
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))
假如該品名找不到單價，則顯示"未設單價"，否則----假如有才數，則計算 (才數×數量×單價)，否則計算(數量×單價)
↑看到了嗎?有兩個假如喔~~
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E5<>"",E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE),F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)))
昏頭了嗎?把單價(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))那串用「@單價」來替代
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E5<>"",E5*F5*@單價,F5*@單價))
這樣看得出來嗎??

《2》注意一下，有才數的總價計算，因為若<150，則必需以150做為總價。
所以…各位同學，我們該用什麼函數來判斷呢?
是的…又是IF了~~
我們在 (才數×數量×單價)的這一段裡…再加入IF判斷式~
=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E5<>"",E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE),F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)))
E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE) → IF(E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)<150,150,E5*F5*VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))

如果看不懂…再另外問老師我吧!
把那一段判斷式，放回原來那一長串函式裡~
=IF(ISNA(VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",IF(E6<>"",IF(E6*F6*VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)<150,150,E6*F6*VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)),F6*VLOOKUP(B6,Price!A:B,2,FALSE)))

這就是最終的答案喔!

對於這段落落長的函數…各位有啥感受!
其實這麼長的函數…不過也就是用了那3個IF、ISNA、VLOOKUP罷了…其中IF相對重要。會拉這麼長也是因為不斷的判斷、判斷、判斷。
用常理的思考角度去把函式寫出來…無需賣弄計巧或找特別的函數…

最好的程式，就是最簡單易懂的程式~~最白話的文字~

這樣過了很久之後，再回頭改函數時…相信光用看的就會知道這段在做什麼判斷了!
加油喔!各位~~

至今最長的一門課…到這裡告一段落!!明日還有番外篇喔~請期待~

2012-07-31

31.7.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『取得單價計算總價(1/2)』( Lesson 5/7 )

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『拉皮工程』(Lesson 2/7)
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『儲存格格式自定』( Lesson 3/7 )
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『才數計算公式』( Lesson 4/7)

上完了前幾堂課，有沒有累啦!!提起精神，精華在這兒喔!
今天要教各位如何取得產品的單價，好計算總價喔!

分析：總價的計算方式為 (才數×數量×單價)

但好玩的是…單價在哪兒呢????

所以本課程上半段，將介紹如何另建單價資料表，然後利用函數取得產品單價。

《1》先另新增一個工作表〔Price〕，將品名及單價建立進去：每個品名只要建一次即可。

《2》在對帳單的工作表裡，先利用『備註』欄來測試取得單價。

〔VLOOKUP(尋找值 , 尋找範圍 , 若找到取得範圍內哪一欄的值 , 完全比對或部份比對)〕

尋找值：要找哪個產品的單價，例：B5→A37/PVC霧
尋找範圍：在單價表裡找，例：Price表 A:B的範圍裡
若找到取得範圍內哪一欄的值，例：Price裡找到帶回第2欄，也就是單價欄的值。
完全比對或部份比對：完全比對(FALSE)→品名要完全一模一樣，部份比對(TRUE)→只要品名裡有一段相同的即可。

=VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)
將函數複製到其它備註欄位。

《3》針對找不到單價的項目，改成文字提示。
〔ISNA(判斷值)〕
若判斷值為#N/A，則回傳TRUE，若判斷值不是#N/A，則回傳FALSE
ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))=FALSE→總價H5
ISNA(VLOOKUP(B7,Price!A:B,2,FALSE))=TRUE→總價H7

再搭配IF函數，使得取不到單價的項目，回傳文字提示。
【Excel】IF，假如你不會用…小心落伍囉~( Lesson 1/1)

=IF(ISNA(VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE)),"未設單價",VLOOKUP(B5,Price!A:B,2,FALSE))

到這裡…我們已廣泛運用了

ISNA

VLOOKUP

三個函數囉~這三個都是相當好用且可經常使用到的，多花些時間練習喔!!

接下來，明日，我們將會把總價的計算方式整合起來~

敬請期待喔!

2012-07-30

30.7.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『才數計算公式』( Lesson 4/7)

完成了前兩課…外觀工程後~有沒有覺得請款單有專業的FU了?

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『拉皮工程』(Lesson 2/7)
【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『儲存格格式自定』( Lesson 3/7 )

今天我們將要進入函數的世界~

首先，先來介紹『才數計算公式』

分析：才數的計算方式為 (規格長×寬) ÷ 900，若有小數點無條件進位成整數。

=IF(AND(C5<>"",D5<>""),ROUNDUP(C5*D5/900,0),"")

今天我們使用三函數：

《1》 (規格長×寬) ÷ 900 ，小數點無條件進位成整數

〔ROUNDUP(數值，進位數)〕

ROUNDUP(12.1,0)=13

ROUNDUP(12.8,0)=13

ROUNDUP(12.666,1)=12.7

=ROUNDUP(C5*D5/900,0)

《2》有些欄位並不是才數的欄位，我們以規格是否有值在判斷是否要做才數的計算。

〔AND(條件 , 條件2 , 條件...)〕

可以有很多組條件，必需"同時成立"才行。

AND(1=1,2=2)=TRUE←值為真，代表成立

AND(1=1,2=1)=FALSE←值為假，代表不成立

=AND(C5<>"",D5<>"")

《3》利用先前有上課的IF函數來進行判斷，若該規格有值，就做才數的計算；若無值就留空白。如此，就不用每次有資料時才copy才數的計算公式過來。讓Excel自動幫你計算，這才是用此工具的目的-讓它幫你做事。

去複習一下喔!

【Excel】IF，假如你不會用…小心落伍囉~( Lesson 1/1)

=IF(AND(C5<>"",D5<>""),ROUNDUP(C5*D5/900,0),"")

明後天有個非常重要的應用函數的課要上…大家要養足精神喔!

2012-07-27

27.7.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『儲存格格式自定』( Lesson 3/7 )

前一課：『拉皮工程』-格式設定一致性的重要~

本節課：『儲存格格式自定』-日期的顯示方式~

在上一節課中，我們把文件的字型、大小、表格等的格式做了些簡單的調整，雖然沒有更改任何的內容，但是不是感覺上比較整齊舒適了呢?

今天我們要再進一步的做一些格式設定，讓整份文件感覺更有一致性~

1.日期的顯示：我們在Excel儲存格輸入日期格式的資料，Excel會自動依地區別的設定自己調整。在台灣繁體版的顯示就會變成『x月x日』。老師本身喜歡”整齊”的資料(相信大家很明顯能感受)，因此我們可以把日期的格式，設定為我們想要的顯示方式~(例如：月份、日期補滿2碼，”6月1日”→”06月01日”)

《1》點選G5按右鍵，選擇〔儲存格格式〕

《2》選取〔數值〕→〔自訂〕，在類型裡打上「mm月dd日」(系統會自動改成「mm”月”dd”日”」)

在Excel中，日期的格式分別由以下組成（以2012/6/1為例）：
yyyy→代表4碼西元年=2012；yy→代表2碼西元年=12
mm→代表2碼月份=06；m→代表1碼月份=6
dd→代表2碼日=01；d→代表1碼日=1

因此，你可以利用這個原則，隨意的組合你想要呈現的日期方式。而且你也可以指定分隔符號。
mm月dd日→06月01日
m月dd日→6月01日
mm/dd→06/01
m-d→6-1

設定好後，選擇性貼上格式到其它欄位去!收件日期是否長度都一致了，可以將日期置中囉~~

2.金額的顯示：對於金額，如果能呈現千分位的符號，更能便於閱讀數字的位碼。所以我們可以在總價的地方，讓數字加上千分位(例：1,000)，至於$符號是否要顯示，就個人決定了。通常我在表格的內容裡，不太會去顯示$，佔位置畫面又感覺花花的。只有在文字敘述中會去使用以便表示此數字為金額。

《1》選取G5:G12，按上方工具列的〔千分位〕位功能。

《2》Excel在產生千分位格式時，會預設小數點兩位。台幣小數點通常沒啥意義(流通最小單位都是整數了)，所以再按上方工具列的〔減少小數位〕2次。

如此，我們就完成了格式上的設定囉!

給自己一個鼓勵~~
下一堂課我們將進入本範例的重點…又要到函數使用的痛苦又有成就的世界裡了!
請大家晚上睡飽一點~因為硬的課程又要來了喔!

2012-07-26

26.7.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-『拉皮工程』(Lesson 2/7)

前一課：【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-序曲(Lesson 1/7)

本節課：『拉皮工程』-格式設定一致性的重要~

何謂『拉皮工程』?
簡單來說，就是外觀工程。雖然我們說肚子或腦袋裡的東西最重要，但第一印象如果無法吸睛，可能連表現的機會都沒有。

文件製作的好不好，有時會給"專業形象"加分~不管你覺得那是否重要，但有幫助倒是可以肯定的。

章老師我一直自認自己對文件有著處女座的挑剔個性…所以養成一些做文件的習性，當成為"習慣"時，這些動作就會自然到不會多花你多少時間來處理，但卻讓閱讀文件的人感到舒適。所以今天先跟大家分享我的特殊怪僻@@

1. 字型的一致性：一份文件最好不要有太多不同的字型，專業的文件，更不適合用"可愛"的字型來顯示。雖然很多人都覺得細明體很醜，但如果你的文件內容字數很多，細明體反而讓閱讀的人較為舒適，不會容易疲勞~
本份文件有著3種以上的字型，如果你看得仔細的話~請全選改成相同的字型~
另外本文字型大小也是好多種，最好只要有幾類大小的字型即可。

2. 對齊的一致性：同一個欄位最好有著相同的對齊方向。通常文字都靠左對齊，數字都靠右對齊(比較好觀看大小)。欄位內容長度一致的，就可選擇置中對齊。
本份文件「規格」有置中及靠右對齊~我會將數量等置中，金額靠右。

3.框線的一致性：表格框線嚴重影響到閱讀的舒適感…若必要讓框線有粗細之分，寬度差異也不要太大。最忌諱的是同一條線在不同格裡還有粗細之分(例如有些框線忘了畫到一邊)
本分文件在倒數第二列的下框線前後粗細不一致~將內框線全改一致，外框線及最後一列用粗框線來標示。

4.比例的一致性：我們說人的身材，『比例』可能比『高矮』在視覺上的感受性還要重要。在表格裡，很多人會乎略這個小技巧。欄或列的寬度若存在一個"倍數"關係，表格的協調性就會大大的提昇。例如：如果C、D欄的寬度是8，E、F欄就可設為1.5倍=12，總價可以設為2倍=16。這種設定雖不影響內容，但在表格設定之初有這習慣…你的表格通常舒適感及專業性會加分喔!

5.其它如在表格內就無需加「：」這類的…也可順道修正一下。

我們今天的課程，只有針對部份的外觀做整理，下一堂課會繼續講到格式設定的部份喔!算是拉皮工程的進階版喔!!記得來上課~~~

2012-07-25

25.7.12

【Excel】絕地改造系列(i)-對帳請款單-序曲(Lesson 1/7)

今兒個，一位認真的學員提出了一個問題…她有張對帳單想用章老師幫她做的一張表，用相同的方式帶出一些計算值(拍謝…章老師還是有套交情幫些小忙滴)

我看了看她的原始表…決定寫一篇改造文，讓大家在改造表單之中學習到一些Excel的使用技巧。

====演練篇===============================
1. 『拉皮工程』-格式設定一致性的重要~
2. 『儲存格格式自定』-日期的顯示方式~
3. 『才數計算公式』-配合判斷條件的懶人型公式~
4. 『取得單價計算總價(1/2)』-另建對照表
5. 『取得單價計算總價(2/2)』-未建資料的活用提醒
====番外篇===============================
6. 『標題的設定』-由頁籤自動帶入

這六堂課…請大家認真上喔!!對於有處理Excel文件的人或多或少會有幫助!
沒有處理文件的人，也可以知道軟體可以達到什麼功能~
Go~~

2012-07-23

23.7.12

【Excel】感謝F4…快速滴重覆上一步驟~

上週我們上了【Excel】偷吃步的〔再製〕，懶人法則~

知道如何快速滴"再製"圖片、圖案等等的"物件"
有學員就提到這是否跟功能鍵"F4"相同呢~((其實作用不同))

今天章老師就來簡單的解釋一下喔!

F4…不是四個大帥哥或大奶妹喔~>"<
在 Office裡…F4是"重覆動作"的意思~~

例如：以Excel為範例
◎如果你前一個動作是把B2的字體顏色改為紅色。

◎選B3、B4、B5按F4，字體就會重覆上一個動作改為「紅色」。

這樣子，你會發現…如果要重覆做某一個設定或動作，F4是非常好的幫手喔!

但請切記…F4只是重覆"最後一次的動作"…
如果你這時把字體顏色改成綠色…F4就會變成"把字體顏色改成綠色"喔~

那…如果…你現在是插入一個圖片，然後按F4呢?
你覺得會有什麼結果????
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那就會再製一個圖片~是不是跟我們前一課的效果一樣?
不過還是請各位學員注意…雖然操作的結果一樣，但執行的意義不同，應用也完全不同喔!