2016-08-19

〔EXCEL〕表格設計說~~利用Excel套表格式建議

Word、Excel是我們經常拿來製作表格的工具…
這兩個應用軟體的強項不同…

對我而言,Word具備很強的樣式/格式設定及邊界觀念,在填入內容時的版面控制相對輕鬆。
而Excel則具備強大的運算,本身就是一個具大的表格任你使用…

所以在製作套表時,應以表格使用功能角度去選擇…

在此分享一下我利用Excel製作表格的其中一個小技巧(使用Word時我也用這樣的概念)…




為做這個套表的目的,是為了依據來源的資料,讓Excel自動產生銀行的匯款單(印出來就跟你去銀行填的一樣)。
這個作法可以讓原本人工一張張填據或修改內容的作業,變成自動化。由Excel自動產生並且切分不同的檔案,同時存檔讓您資料被保留下來。
一個人力修改4個小時的工作,可以變成1分鐘電腦轉製+5分鐘人工列印吧(由於跟錢有關,所以不做直接列印的部份)

好了…好像有些離題了…

一般我們在繪製表格時,因表格內格子可能有大有小…很多人都會將儲存格依據需要而拉大…
今天要分享給大家的剛好相反…

善用"合併"儲存格

合併有什麼好處?

  1. 未來格式有調整時,只要解除某欄列之合併儲存格,再依需求合併即可,不會影響到其它列的大小。
  2. 每個欄位寬度間有個"比例"關係在,整個視覺效果也會比較協調,表格專業度會提升唷~
  3. 在預估內容不會超過整個範圍時,甚至可以連合併儲存格的動作都免了。


因此您看這張匯款單的表格,一開始我就直接拉了45欄,直接縮小欄寬到適合放入一個勾選框□的大小。
接著就開始照需求要的位置,把欄位標題都填進去。
滿意後,再進行欄位合併,調整字的位置並繪製框線。

很快的,一張套表格式就完成了…而且美觀度通常比拉寬產生非比例性的大小來得舒適唷~
這方式我在Word畫表格也如此,開始就分割個10、20欄等…再來合併…絕對賞心悅目~


5 章老師的電腦小講堂: 〔EXCEL〕表格設計說~~利用Excel套表格式建議 Word、Excel是我們經常拿來製作表格的工具… 這兩個應用軟體的強項不同… 對我而言,Word具備很強的樣式/格式設定及邊界觀念,在填入內容時的版面控制相對輕鬆。 而Excel則具備強大的運算,本身就是一個具大的表格任你使用… 所以在製作套表時,應以表格使用功能角...
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